Auskunftsbegehren: was Ihr Unternehmen liefern muss
Jede Person kann Auskunft darüber verlangen, ob und welche Daten über sie bearbeitet werden. Die Auskunft ist grundsätzlich kostenlos und innert 30 Tagen zu erteilen. Eine Begründung muss die anfragende Person nicht liefern — Sie dagegen müssen jede Einschränkung begründen.
Rechtsstand: Juli 2026
Was Sie herausgeben müssen
Die Identität und Kontaktdaten des Verantwortlichen, die bearbeiteten Personendaten als solche, den Bearbeitungszweck, die Aufbewahrungsdauer oder deren Kriterien, die verfügbaren Angaben zur Herkunft der Daten, gegebenenfalls das Vorliegen einer automatisierten Einzelentscheidung sowie die Empfänger oder Empfängerkategorien.
«Die Daten als solche» heisst: nicht eine Beschreibung, sondern der Inhalt. Dazu zählen auch interne Notizen zur Person, sofern sie Personendaten sind.
Die Frist
Die Auskunft ist innert 30 Tagen nach Eingang des Begehrens zu erteilen. Ist das ausnahmsweise nicht möglich, teilen Sie das innert dieser Frist mit und nennen den Zeitpunkt, bis wann die Auskunft folgt.
Die Frist beginnt mit dem Eingang, nicht mit der Bearbeitung. Ein Begehren, das im Support-Postfach liegen bleibt, läuft trotzdem. Richten Sie deshalb einen definierten Eingangskanal und eine Zuständigkeit ein.
Identität prüfen — aber verhältnismässig
Sie dürfen und sollen die Identität der anfragenden Person prüfen, bevor Sie Daten herausgeben. Eine Herausgabe an die falsche Person ist selbst eine Datenschutzverletzung.
Verhältnismässig ist eine Prüfung über bereits bekannte Merkmale — die hinterlegte E-Mail-Adresse, das Kundenkonto. Eine Ausweiskopie zu verlangen, ist nur bei erhöhtem Risiko angemessen und darf nicht als Hürde eingesetzt werden.
Wann Sie einschränken dürfen
Die Auskunft kann verweigert, eingeschränkt oder aufgeschoben werden, wenn ein Gesetz es vorsieht, wenn überwiegende Interessen Dritter es erfordern, oder wenn das Begehren offensichtlich unbegründet oder querulatorisch ist.
Ein eigenes überwiegendes Interesse kann eine Einschränkung ebenfalls rechtfertigen, jedoch nur unter engen Voraussetzungen. In jedem Fall müssen Sie die Einschränkung begründen — pauschales Schweigen ist keine zulässige Antwort. Betreffen Daten auch Dritte, schwärzen Sie deren Angaben, statt die Auskunft ganz zu verweigern.
Kostenlos, mit einer Ausnahme
Die Auskunft ist grundsätzlich kostenlos. Ausnahmsweise kann eine angemessene Beteiligung an den Kosten verlangt werden, wenn die Auskunft einen unverhältnismässigen Aufwand verursacht.
Die anfragende Person ist darüber vorgängig zu informieren und kann ihr Begehren zurückziehen. In der Praxis ist dieser Weg selten sinnvoll — der Aufwand für die Kostendiskussion übersteigt oft den Aufwand der Auskunft.
Sich vorbereiten lohnt sich
Wer erst beim ersten Begehren anfängt, Systeme zu durchsuchen, verliert die 30 Tage. Erstellen Sie vorher eine Übersicht: In welchen Systemen liegen Personendaten, wer hat Zugriff, wie lassen sie sich zu einer Person zusammenführen.
Das ist dieselbe Grundlage, die Sie für das Bearbeitungsverzeichnis und die Datenschutzerklärung brauchen. Ein Auskunftsbegehren ist damit von einer Ausnahmesituation zu einem Routinevorgang geworden.
Häufige Fragen
Wie lange habe ich Zeit?
30 Tage ab Eingang. Ist das ausnahmsweise nicht möglich, müssen Sie innert dieser Frist mitteilen, bis wann die Auskunft folgt.
Darf ich eine Begründung verlangen?
Nein. Die anfragende Person muss keinen Grund nennen. Sie dagegen müssen jede Einschränkung begründen.
Darf ich eine Ausweiskopie verlangen?
Nur wenn es verhältnismässig ist. In der Regel genügt eine Prüfung über bereits bekannte Merkmale wie die hinterlegte E-Mail-Adresse.
Darf ich etwas verrechnen?
Grundsätzlich nicht. Ausnahmsweise eine angemessene Beteiligung bei unverhältnismässigem Aufwand — mit vorgängiger Information.
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