Bewerbungsverfahren im KMU: Ablauf, zulässige Fragen, Umgang mit Unterlagen

Im Bewerbungsverfahren dürfen nur Daten bearbeitet werden, die die Eignung für die Stelle betreffen (Art. 328b OR). Fragen nach Schwangerschaft, Familienplanung, Gesundheit ohne Stellenbezug oder Vorstrafen ohne Funktionsbezug sind unzulässig — auf sie darf die bewerbende Person wahrheitswidrig antworten. Eine Absage muss nicht begründet werden; Unterlagen sind nach Abschluss zurückzugeben oder zu vernichten.

Rechtsstand: Juli 2026

Der Ablauf in sechs Schritten

Erstens Funktion definieren, zweitens ausschreiben, drittens Eingänge bestätigen, viertens Gespräche führen, fünftens entscheiden und dokumentieren, sechstens zu- und absagen. Der dritte Schritt wird am häufigsten übersprungen — dabei kostet eine Eingangsbestätigung nichts und verhindert Nachfragen.

Halten Sie die Auswahlkriterien vor dem ersten Gespräch schriftlich fest. Das ist der beste Schutz gegen den Vorwurf, nach sachfremden Kriterien entschieden zu haben.

Zulässige und unzulässige Fragen

Zulässig ist alles, was die Eignung für die konkrete Stelle betrifft: Ausbildung, Erfahrung, Fähigkeiten, Sprachkenntnisse, Verfügbarkeit, Lohnvorstellung, Kündigungsfrist beim aktuellen Arbeitgeber.

Unzulässig sind in aller Regel: Schwangerschaft und Kinderwunsch, Familienplanung, Zivilstand, Konfession, politische und gewerkschaftliche Zugehörigkeit, sexuelle Orientierung, Gesundheitszustand ohne Stellenbezug, Vorstrafen ohne Funktionsbezug, Betreibungen ohne Vermögensverantwortung.

Die Folge ist bemerkenswert: Auf eine unzulässige Frage darf wahrheitswidrig geantwortet werden, ohne dass daraus eine Anfechtung oder Kündigung abgeleitet werden könnte. Wer solche Fragen stellt, gewinnt also keine verwertbare Information.

Gesundheitsfragen — die Ausnahme

Fragen zur Gesundheit sind zulässig, soweit sie die Eignung für die konkrete Tätigkeit betreffen. Bei einer Stelle mit schwerem Heben darf nach Rückenproblemen gefragt werden, bei einer Bürotätigkeit nicht.

Eine bestehende Schwangerschaft muss auch dann nicht offengelegt werden, wenn die Arbeit während der Schwangerschaft nicht ausgeübt werden könnte — das ist ständige Praxis.

Unterlagen: aufbewahren, zurückgeben, vernichten

Bewerbungsunterlagen abgelehnter Personen sind nach Abschluss des Verfahrens zurückzugeben oder zu vernichten. Eine längere Aufbewahrung braucht einen Grund und in der Regel die Einwilligung — etwa für einen Talentpool.

In der Praxis bewährt sich: Absage versenden, Unterlagen digital löschen, Papier vernichten, und nur bei ausdrücklichem Einverständnis für sechs Monate behalten. Wer Unterlagen ohne Grund jahrelang liegen lässt, verstösst gegen den Grundsatz der Verhältnismässigkeit.

Die Absage

Es besteht keine Begründungspflicht, und wir raten von einer Begründung ab. Jede genannte Ablehnungsursache kann im Streitfall gegen Sie verwendet werden, insbesondere wenn sie sich einem geschützten Merkmal zuordnen lässt.

Eine gute Absage ist kurz, wertschätzend und ohne Rechtfertigung. Formulieren Sie sie einmal als Vorlage — dann ist sie im Einzelfall in zwei Minuten verschickt.

Häufige Fragen

Darf ich nach einer Schwangerschaft fragen?

Nein. Die Frage ist unzulässig, und sie darf wahrheitswidrig beantwortet werden — Sie erhalten also ohnehin keine verwertbare Auskunft.

Wie lange darf ich Bewerbungsunterlagen behalten?

Nur so lange, wie es für das Verfahren nötig ist. Danach zurückgeben oder vernichten. Eine längere Aufbewahrung für einen Talentpool braucht das Einverständnis der bewerbenden Person.

Muss ich jeder Bewerbung eine Absage schicken?

Eine Rechtspflicht besteht nicht, aber es gehört zum Anstand — und es verhindert Nachfragen, die mehr Zeit kosten als die Absage.

Darf ich Bewerbende im Internet recherchieren?

Nur in beruflich ausgerichteten Quellen und nur bezogen auf die Eignung. Die Auswertung privater Profile ist datenschutzrechtlich heikel und liefert selten belastbare Erkenntnisse.

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